Zdalna kontrola PIP — kiedy inspektor nie przyjeżdża do firmy

Na czym polega kontrola zdalna

Zgodnie z art. 26 ust. 5 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą zostać przeprowadzone zdalnie — za pośrednictwem operatora pocztowego albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Przepis stawia warunki: musi zachodzić uzasadniony przypadek, tryb zdalny nie może stać w sprzeczności z celem kontroli, a dodatkowo powinien usprawnić jej przeprowadzenie albo przemawiać za nim charakter działalności kontrolowanego. To nie jest tryb dowolny.

Odrębnym uprawnieniem jest żądanie transmisji online. Art. 23 ust. 1 pkt 2a ustawy o PIP pozwala inspektorowi żądać jej przeprowadzenia w celu kontroli dokumentów, wysłuchania strony oraz przesłuchania podmiotu kontrolowanego — w uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli.

Legitymacja, upoważnienie i zakres uprawnień

Art. 26 ust. 6 ustawy o PIP rozstrzyga, że prowadzenie kontroli zdalnie nie ogranicza uprawnień inspektora wynikających z art. 26 ust. 1 i 2 oraz art. 23 ust. 1. Katalog żądań pozostaje ten sam — akta osobowe, dokumenty związane z wykonywaniem pracy, wyjaśnienia, zestawienia i obliczenia. Zmienia się kanał, nie zakres.

Przy kontroli zdalnej okazanie legitymacji służbowej oraz przekazanie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 26 ust. 7). Brak tych dokumentów jest podstawą do poproszenia o ich uzupełnienie, a nie do odmowy współpracy.

Bezpieczeństwo danych podczas kontroli

Art. 26 ust. 8 ustawy o PIP nakłada na organ obowiązek prowadzenia kontroli zdalnej przy użyciu środków technicznych i organizacyjnych zapewniających poufność, dostępność i integralność transmisji danych, z zastosowaniem mechanizmów kryptograficznych adekwatnych do zagrożeń.

Pracodawca, który przekazuje akta osobowe i dokumenty pobytowe cudzoziemców, pozostaje administratorem tych danych. Udostępniany materiał powinien odpowiadać zakresowi żądania — przesyłanie całych katalogów albo współdzielenie pulpitu z otwartą bazą kadrową wykracza poza czynność, której dotyczy wezwanie.

Co to zmienia u pracodawcy zatrudniającego cudzoziemców

Kontrola legalności zatrudnienia nie została z trybu zdalnego wyłączona. Pierwszym sygnałem bywa więc korespondencja elektroniczna. Kluczowa jest kompletność akt: dokument pobytowy, podstawa wykonywania pracy (zezwolenie na pracę, zezwolenie na pracę sezonową, oświadczenie o powierzeniu pracy albo zezwolenie na pobyt czasowy i pracę), umowa i potwierdzenie zgłoszenia do ubezpieczeń.

Równie ważna jest zgodność dokumentu z rzeczywistością. Zezwolenie jednolite jest przypisane do konkretnego podmiotu powierzającego pracę (art. 118 ustawy o cudzoziemcach), a zmiana warunków może wymagać zmiany zezwolenia (art. 120).

Reforma rozszerzyła też krąg kontrolowanych. Art. 13 pkt 1 ustawy o PIP obejmuje — w zakresie bhp, legalności zatrudnienia oraz zawierania umów cywilnoprawnych w warunkach z art. 22 § 1 Kodeksu pracy — także niebędących pracodawcami przedsiębiorców, na rzecz których praca jest lub była świadczona w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli, w tym przez osoby prowadzące działalność gospodarczą na własny rachunek.