Загублений виклик у справі про перебування — чого вчить мазовецька справа

Що випливає з публікації у пресі

Справа стосується громадянки Туреччини, медсестри, яка працює у Варшаві та в лютому 2024 р. — за два дні до закінчення строку дії візи — подала мазовецькому воєводі (wojewoda mazowiecki) заяву про надання дозволу на тимчасове перебування. У заяві вона вказала адресу помешкання, яке на початку перебування надав їй роботодавець.

У серпні 2024 р. установа надіслала SMS з інформацією, що виставлено виклик усунути формальні недоліки і що лист буде доставлено поштою. Сторона мешкала тоді вже за іншою адресою. За повідомленням газети, нову адресу було внесено в портал, який веде установа, відправлення не дійшло, а на запит установа відповіла, щоб очікувати на лист за адресою, вказаною в заяві.

Газета подає, що мазовецький воєвода двічі відмовив у наданні дозволу і незабаром має вирішувати справу втретє, а конверта з викликом, який мав би бути в матеріалах справи, в установі немає. Ми не знаємо матеріалів цієї справи і не оцінюємо рішень. Ми описуємо правовий механізм, який у таких ситуаціях вирішує результат. Перебіг справи нам відомий виключно з публікації у пресі — матеріали адміністративного провадження не є публічними.

Чому конверт тут є найважливішим документом

Виклик усунути недоліки заяви ґрунтується на art. 64 § 2 Кодексу адміністративного провадження. Припис зобов'язує викликати заявника усунути недоліки у строк не коротший ніж сім днів, з попередженням, що неусунення недоліків спричинить залишення заяви без розгляду. Отже, наслідок залежить водночас від двох речей: від правильного виклику і від його правильного вручення.

Якщо відправлення не вдається вручити, застосовується art. 44 k.p.a. — повідомлення про можливість отримання листа у строк семи днів, а при неотриманні відправлення — повторне повідомлення у строк не довший ніж чотирнадцять днів від першого. Лише зі спливом цього періоду вручення вважається здійсненим, а лист залишають у матеріалах справи.

Увесь цей механізм залишає матеріальний слід: повернутий конверт з відмітками пошти або рекомендоване повідомлення про вручення. Це доказ вручення, і саме орган мусить мати його в матеріалах справи, щоб довести, що строк з виклику взагалі почав спливати. Якщо такого документа в матеріалах немає, немає чим довести дійсність вручення.

Обов'язок повідомляти про зміну адреси діє в обидва боки

Art. 41 § 1 k.p.a. встановлює, що в ході провадження сторони, їхні представники та уповноважені зобов'язані повідомляти орган публічної адміністрації про кожну зміну своєї адреси. Art. 41 § 2 додає, що в разі нехтування цим обов'язком вручення листа за попередньою адресою має правову силу.

Це припис про тягар ризику. Доки сторона не повідомить орган, відправлення, надіслане на стару адресу, викликає повні наслідки — навіть якщо сторона фактично його не побачила. Але § 2 діє лише при нехтуванні обов'язком з § 1. Якщо повідомлення було подано і воно потрапило до органу, який веде справу, підстава для вручення за старою адресою відпадає.

Спірним на практиці є саме місце стику: чи внесення нової адреси в портал обслуговування заяв є повідомленням органу в розумінні art. 41 § 1, чи потрібен окремий лист до матеріалів конкретної справи. Ми не знаємо рішення, яке вирішувало б це питання однозначно, і не будемо такого рішення припускати. Практичний висновок, однак, однозначний: повідомлення слід подати так, щоб воно потрапило до матеріалів справи і щоб його подання можна було довести.

Що діється з законністю перебування

Згідно з art. 108 ustawy o cudzoziemcach, якщо строк подання заяви про надання дозволу на тимчасове перебування дотримано і заява не містить формальних недоліків або недоліки усунуто вчасно, воєвода проставляє в проїзному документі відбиток штампа, а перебування іноземця вважається законним від дня подання заяви до дня, коли рішення стане остаточним.

Умова «не містить формальних недоліків або недоліки усунуто вчасно» є тут ключовою. Залишення заяви без розгляду означає, що цей захист не спрацював — а отже, проблема не закінчується програною справою про картку перебування, а зачіпає підставу перебування та праці в період очікування.

Які засоби має сторона

Пропущений строк з виклику можна спробувати повернути заявою про поновлення строку з art. 58 k.p.a. Строк поновлюють на прохання заінтересованого, якщо він доведе ймовірність того, що пропуск стався не з його вини. Прохання подають протягом семи днів від дня припинення причини пропуску і водночас треба виконати дію, для якої було визначено строк — тобто одразу подати документи, яких бракує.

Саме залишення заяви без розгляду не є ані рішенням, ані ухвалою, тому на нього не подають ані апеляції, ані скарги. Вищий адміністративний суд (Naczelny Sąd Administracyjny) в ухвалі складу семи суддів від 3 вересня 2013 р., sygn. I OPS 2/13, визнав, що на залишення заяви без розгляду (art. 64 § 2 k.p.a.) подається скарга на бездіяльність органу, відповідно до art. 3 § 2 pkt 8 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Цьому шляху передує вимога щодо зволікання з art. 37 k.p.a.

Незалежно від цього залишення заяви без розгляду за загальним правилом не закриває шляху до повторного звернення із заявою — за умови, що не сплив строк матеріального права. У справах про перебування це застереження є дуже істотним, бо заяву про дозвіл на тимчасове перебування треба подати найпізніше в останній день законного перебування.

У провадженні перед воєводою та Керівником Управління у справах іноземців (Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców) уповноваженим може бути кожна фізична особа, яка має дієздатність (art. 33 § 1 k.p.a.). Перед воєводським адміністративним судом (wojewódzki sąd administracyjny) уповноваженим може бути виключно adwokat lub radca prawny (регульовані польські юридичні професії) — на цьому етапі канцелярія може підготувати документ, який сторона підписує та подає самостійно.

Що змінилося від 27 квітня 2026 р.

Справа, описана газетою, ведеться за старою паперовою моделлю. Від 27 квітня 2026 р. заяви про дозвіл на тимчасове перебування, постійне перебування та перебування довгострокового резидента ЄС подають виключно електронно в порталі MOS (art. 225a ust. 1 ustawy o cudzoziemcach), а провадження, розпочаті цим шляхом, ведуться в електронній формі.

Мазовецьке воєводське управління (Mazowiecki Urząd Wojewódzki) прямо вказує, що скринька для електронних доставлень (e-Doręczenia) потрібна, зокрема, для отримання викликів, інформації про строк явки для зняття відбитків пальців та інформації про строк отримання картки перебування, і що завдяки e-Doręczenia кореспонденція з установи дійде до адресата також тоді, коли він змінить адресу проживання або виїде.

Це не означає, що проблема зникла. Вона перемістилася: замість конверта за неактуальною адресою ризиком стає неактивована скринька, адреса для електронних доставлень, до якої ніхто не заглядає, та втрата доступу до облікового запису.